Tiêu chuẩn kho hàng về thiết kế, bảo quản và quản lý

Tiêu chuẩn kho hàng là những yêu cầu về mặt bằng, kết cấu, thiết bị, phòng cháy chữa cháy và cách bảo quản, quản lý hàng hóa. Khi chọn kho để thuê hoặc đưa vào sử dụng, cần xem kho có chứa được loại hàng của mình và có đủ chỗ để nhập, xuất hàng hay không. Một kho rộng vẫn có thể thiếu khu chờ giao nhận, nền không chịu được tải của kệ hoặc không giữ được nhiệt độ mà hàng hóa cần.

Trước khi tính diện tích và chọn thiết bị, hãy xác định loại hàng, kích thước kiện và pallet, khối lượng, thời gian lưu kho, lượng tồn cao nhất và số chuyến giao nhận. Những thông tin này giúp chọn đúng loại kệ, xe nâng, cách chia khu và điều kiện bảo quản. Có thể bắt đầu kiểm tra kho theo các nhóm dưới đây.

Nhóm yêu cầu	Cần kiểm tra gì
Mục đích sử dụng và hồ sơ	Kho dùng để chứa hàng gì, có hồ sơ công trình và hồ sơ liên quan đến loại hàng đó hay chưa
Vị trí và kết cấu	Đường xe vào, sân giao nhận, thoát nước, nền chịu tải, mái và tường có thấm dột không
Diện tích và chia khu	Chỗ chứa hàng lúc cao điểm, khu nhập, soạn hàng, chờ xuất và hàng chờ xử lý
Thiết bị và tiện ích	Kệ, pallet, xe nâng, đèn, thông gió, điện, nước và thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm
Phòng cháy chữa cháy	Hệ thống theo thiết kế, đường thoát nạn, việc kiểm tra và cách xử lý khi có sự cố
Tải trọng và xếp hàng	Khối lượng cho phép của nền, kệ, pallet, xe nâng và khả năng chịu lực của bao bì
Bảo quản và vệ sinh	Điều kiện của từng loại hàng, cách theo dõi, vệ sinh và kiểm soát côn trùng, động vật gây hại
Nhập xuất và tồn kho	Mã vị trí, số lô, hạn dùng, số lượng, hàng được phép xuất và chứng từ
An ninh	Người được ra vào kho, việc bàn giao, chìa khóa và quyền sửa dữ liệu
Nhân viên và an toàn	Người phụ trách từng việc, huấn luyện, bảo hộ, kiểm tra thiết bị và báo sự cố

I. Hồ sơ và quy định cần kiểm tra

Mỗi hạng mục trong kho cần được kiểm tra bằng tài liệu phù hợp. Muốn biết nền chịu được bao nhiêu tải, phải xem hồ sơ kết cấu. Muốn biết một tầng kệ chứa được bao nhiêu hàng, xem tài liệu của hệ kệ đang lắp. Còn nhiệt độ và độ ẩm bảo quản lấy theo yêu cầu của sản phẩm. Các cách quản lý như FIFO, FEFO hay 5S giúp tổ chức công việc, nhưng không chứng minh được nền, kệ hoặc hệ thống PCCC đã đạt yêu cầu.

Tài liệu, quy định	Dùng để kiểm tra
Luật 55/2024/QH15, Nghị định 105/2025/NĐ-CP và phần sửa đổi liên quan tại Nghị định 347/2026/NĐ-CP	Trách nhiệm, hồ sơ và thủ tục về PCCC, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở
QCVN 06:2022/BXD và Sửa đổi 1:2023	An toàn cháy của nhà và công trình trong phạm vi quy chuẩn
QCVN 10:2025/BCA	Việc trang bị, bố trí phương tiện PCCC và cứu nạn, cứu hộ theo phạm vi áp dụng
TCVN 14496:2025	Thiết kế hệ thống chữa cháy tự động bằng nước cho kho có chiều cao xếp hàng trên giá đỡ trên 5,5 m đến 25 m
Hồ sơ thiết kế và tiêu chuẩn kỹ thuật được chọn	Kết cấu công trình, tải nền, thiết kế và lắp đặt hệ kệ
Tài liệu của nhà sản xuất	Cách dùng, giới hạn tải và điều kiện sử dụng kệ, pallet, xe nâng, bao bì, vật tư giữ hàng
Yêu cầu của sản phẩm và quy định chuyên ngành	Bảo quản thực phẩm, dược phẩm, hóa chất và các loại hàng có yêu cầu riêng

Quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật có cách áp dụng khác nhau. Đơn vị thiết kế cần ghi rõ dùng bộ tiêu chuẩn nào, phiên bản nào và cho hạng mục nào. Ví dụ, TCVN 2737:2023 nói về tải trọng và tác động trong tính toán kết cấu; để biết nền tại chỗ đặt kệ có chịu được tải hay không, vẫn cần kết quả tính toán cho vị trí đó.

Nếu thuê kho, yêu cầu bên cho thuê cung cấp hồ sơ công trình, hồ sơ PCCC liên quan, thông tin tải nền, hệ kệ và lịch bảo trì thiết bị. Trong hợp đồng, làm rõ ai kiểm tra, bảo trì, xử lý sự cố và duyệt các thay đổi. Khi đổi loại hàng, xếp cao hơn hoặc chuyển vị trí kệ, cần kiểm tra lại tải, điều kiện bảo quản và PCCC trước khi sử dụng.

II. Vị trí, diện tích và kết cấu kho

Kho cần thuận tiện cho việc nhận và giao hàng. Khi khảo sát, hãy kiểm tra đường vào bằng đúng loại xe sẽ dùng, kể cả giới hạn tải, khung giờ được chạy, chỗ quay đầu và sân chờ. Một vị trí gần cảng hoặc đường lớn vẫn có thể gây khó khăn nếu xe không vào được hoặc phải chờ lâu ở cổng. Cũng cần xem khu vực có dễ ngập, gần nguồn ô nhiễm, có đủ nước và thoát nước tốt hay không.

Diện tích kho phải tính cả chỗ chứa hàng lẫn chỗ làm việc. Ngoài vị trí pallet, cần dành chỗ nhận hàng, kiểm tra, đóng gói, soạn đơn, chờ xuất và để hàng trả lại, hàng chờ xử lý. Hãy tính theo lượng tồn và giao nhận lúc cao điểm. Nếu chỉ lấy số bình quân tháng, khi nhiều xe đến cùng lúc, hàng chờ dễ bị đẩy ra lối đi.

Với phần nhà kho, tập trung kiểm tra các điểm sau trước khi lắp thiết bị và đưa hàng vào.

• Nền chịu được tải hàng, chân kệ và thiết bị theo tính toán; độ phẳng phù hợp với xe nâng sẽ sử dụng.
• Các chỗ lún, nứt, bong mặt hoặc chênh cao được kiểm tra và xử lý, nhất là trên đường xe chạy.
• Mái và tường không thấm dột; cửa và khu giao nhận hạn chế nước mưa tạt vào hàng.
• Mặt nền không gây trượt ngã; có cách thu gom nước, dầu và chất rơi vãi.
• Cửa, khoảng trống giữa các cột và chiều cao bên trong đủ cho xe cùng khối hàng đi qua, nâng và đặt hàng.

Khi kiểm tra tải nền, cần chú ý tải tập trung ở chân kệ. Khối lượng hàng trên kệ truyền xuống nền qua các chân đế, nên một phần nền nhỏ có thể chịu tải lớn. Lấy tổng khối lượng hàng chia cho diện tích cả kho chỉ cho số bình quân, chưa cho biết từng chỗ đặt chân kệ có an toàn hay không. Đơn vị thiết kế cần sơ đồ kệ, tải dự kiến và vị trí chân đế để tính đúng.

Với hàng dễ hỏng do ẩm, xử lý mái dột, tường thấm và nước đọng trước khi lưu hàng. Vật tư che phủ chỉ hỗ trợ bảo vệ trong điều kiện sử dụng phù hợp; nguồn nước gây ẩm vẫn cần được xử lý.

III. Chia khu và sắp xếp đường di chuyển trong kho

Hàng nên đi qua các khu theo trình tự nhận, kiểm tra, lưu trữ, soạn và chờ xuất. Hàng chưa kiểm tra và hàng lỗi cần có chỗ riêng, nhãn rõ ràng để tránh lấy nhầm vào đơn xuất. Nếu nhập và xuất chung một cửa, chia khu thao tác hoặc sắp lịch giao nhận để người và xe ít cản nhau.

FAST là cách xem xét bốn yếu tố khi bố trí kho. Có thể hiểu và áp dụng như sau.

• Flow là đường đi của hàng và người. Theo dõi một lượt nhập hoặc xuất để tìm đoạn phải đi vòng, quay đầu nhiều hoặc giao cắt với xe khác.
• Accessibility là khả năng lấy được hàng cần dùng. Nếu phải dỡ nhiều pallet mới lấy được lô sắp hết hạn, cách bố trí đó cần được xem lại.
• Space là diện tích và chiều cao dùng được. Ngoài chỗ đặt hàng, phải còn chỗ thao tác, vệ sinh, bảo trì và các khoảng trống theo yêu cầu an toàn cháy.
• Throughput là lượng hàng xử lý trong một khoảng thời gian. Xem mỗi giờ hoặc mỗi ca kho nhận, cất, soạn và xuất được bao nhiêu hàng để tìm chỗ bị chậm ở cửa, khu chờ hay thiết bị.

Lối đi xe nâng được tính theo mẫu xe, kích thước pallet, khối hàng và cách nâng đặt. Khi xem bề rộng lối đi trong tài liệu xe, cần biết thông số đó được tính cho loại pallet nào. Đổi sang pallet lớn hơn hoặc kiện dài hơn thì kiểm tra lại, nhất là cuối dãy kệ, chỗ có cột và góc khuất. Tuyến người đi bộ cần được tách khỏi vùng xe hoạt động, với điểm qua đường và quy tắc nhường đường rõ ràng.

Sau khi chia khu, đặt mã dãy, tầng và vị trí theo một cách thống nhất để nhân viên tìm đúng hàng. Bài cách bố trí kho hàng giải thích thêm việc sắp xếp mặt bằng và nhận diện các khu. Mỗi lần chuyển kệ hoặc đổi chỗ lưu hàng, cập nhật sơ đồ, biển tại kho và dữ liệu quản lý cùng lúc.

IV. Thiết bị, ánh sáng, thông gió và nguồn điện

Chọn thiết bị theo công việc của kho. Hàng đặt trên pallet cần xe nâng hoặc xe nâng tay phù hợp; hàng soạn theo từng kiện nhỏ cần bàn thao tác, xe đẩy và công cụ đọc mã. Cân, băng chuyền, máy quét, nhiệt kế và ẩm kế được bổ sung theo cách kiểm tra, vận chuyển và bảo quản hàng. Thiết bị đo dùng để quyết định hàng có đạt yêu cầu cần được kiểm tra độ chính xác, hiệu chuẩn khi có yêu cầu.

Ánh sáng phải đủ để đọc nhãn, kiểm tra bao bì, lái xe và đặt hàng. Hãy kiểm tra ngay tại bàn làm việc, giữa các dãy kệ và chỗ người lái ngồi. Kệ cao hoặc hàng đầy có thể che ánh sáng; đèn đặt sai góc lại gây chói khi nâng hàng. Cửa kho và sân giao nhận cũng cần được kiểm tra vào buổi tối, khi độ sáng bên trong và bên ngoài khác nhau.

Thông gió cần đưa không khí mới vào nơi làm việc và thoát bớt khí nóng, hơi ẩm. Quạt thổi quanh kho có thể chỉ làm không khí chuyển động mà chưa trao đổi được với bên ngoài. Nếu có bụi, hơi hóa chất hoặc khí thải từ thiết bị, phải xác định nguồn phát sinh và cách xử lý riêng. Hệ thống cũng cần phù hợp với loại hàng, tránh đưa hơi ẩm hoặc chất bẩn vào khu bảo quản.

Các điểm nên kiểm tra thường xuyên gồm:

• Đèn còn hoạt động, được làm sạch và không bị hàng che ở nơi cần nhìn rõ.
• Cửa gió, quạt và đường dẫn khí không bị bít bởi hàng hoặc bao bì.
• Nguồn điện đáp ứng nhu cầu đã tính; dây, ổ cắm và tủ điện được bảo vệ khỏi va chạm, nước và quá tải.
• Khu sạc xe nâng được bố trí theo loại ắc quy và hướng dẫn thiết bị, có kiểm soát thông gió, nguồn nhiệt và vật dễ cháy xung quanh.
• Nước, khu vệ sinh và nơi thu gom chất thải đáp ứng hoạt động của kho. Chất thải nguy hại được nhận diện và xử lý riêng theo quy định áp dụng.

Thiết bị có lỗi gây mất an toàn phải được ngừng dùng, đánh dấu và giao người có chuyên môn sửa. Với kho lạnh hoặc kho dùng dữ liệu điện tử để làm việc, cần biết ai nhận cảnh báo khi mất điện và cách duy trì các việc thiết yếu trong lúc chờ khắc phục.

V. Phòng cháy chữa cháy trong kho

Yêu cầu PCCC phụ thuộc loại hàng, bao bì, diện tích, cách bố trí kệ và chiều cao xếp hàng. Các hệ thống báo cháy, chữa cháy, cấp nước, ngăn cháy, kiểm soát khói và phương tiện tại chỗ được xác định theo quy định áp dụng và thiết kế của công trình. Vì vậy, khi đánh giá kho, cần xem toàn bộ phương án thay vì chỉ kiểm tra có bình chữa cháy hay chưa.

Trong lúc làm việc, hàng chờ có thể lấn đường thoát hoặc che thiết bị chữa cháy. Việc xếp thêm một tầng hàng cũng có thể làm mất khoảng hở cần giữ dưới đầu phun. Những khoảng trống này phải được duy trì theo thiết kế. Khi kho cần chứa thêm hàng, hãy rà lại cách bố trí trước khi sử dụng các khoảng trống đang dành cho an toàn.

• Giữ đường và cửa thoát nạn thông thoáng, biển chỉ dẫn dễ nhìn, phương tiện chữa cháy dễ tiếp cận. Đánh dấu khu vực cấm đặt hàng.
• Kiểm tra hệ thống báo cháy, chữa cháy, nguồn cấp và đèn chiếu sáng sự cố theo lịch. Ghi lỗi phát hiện và kết quả sửa chữa.
• Kiểm soát hút thuốc, thiết bị phát nhiệt, điện và khu sạc. Việc sửa chữa có nguy cơ gây cháy cần có biện pháp quản lý tương ứng.
• Phân công người báo động, hướng dẫn thoát nạn và làm các nhiệm vụ ứng phó; tổ chức huấn luyện, thực tập theo yêu cầu của cơ sở.
• Kiểm tra lại phương án PCCC trước khi đổi loại hàng, bao bì, chiều cao hoặc cách bố trí lưu trữ.

Hồ sơ cần cho biết hệ thống đã được kiểm tra, bảo trì ra sao, nhân viên đã được hướng dẫn gì và lỗi nào còn chưa xử lý. Với kho thuê, chủ kho và bên sử dụng cần làm rõ trách nhiệm của từng bên. Ngay tại kho, nhân viên phải biết báo cho ai và ai xử lý trong ca. Kho lạnh, kho hóa chất cần được đánh giá thêm các nguy cơ riêng của hàng và thiết bị đang dùng.

VI. Kiểm tra tải của nền, kệ, pallet và xe nâng

Một pallet hàng phải nằm trong giới hạn cho phép của cả nền, kệ, pallet và xe nâng. Khi tính khối lượng, cộng cả hàng, pallet và vật tư đi kèm. Xe nâng được khối hàng không có nghĩa là kệ hoặc pallet cũng chịu được tải đó trong mọi cách sử dụng.

Thành phần	Cần xem thông tin nào	Điểm dễ nhầm
Nền kho	Hồ sơ kết cấu, tải ở chân kệ và trên đường xe chạy	Tải bình quân cả sàn không cho biết tải cho phép tại từng chân kệ
Kệ	Tải mỗi vị trí, mỗi tầng và toàn khoang theo cách lắp đã được thiết kế	Đổi chiều cao tầng hoặc thêm tầng nhưng vẫn dùng biển tải cũ
Pallet	Tải cho phép theo cách đỡ, hướng đặt, phân bố hàng và môi trường sử dụng	Tải khi đặt trên nền có thể khác tải khi đặt trên kệ
Xe nâng	Biển thông số theo tâm tải, chiều cao nâng và bộ phận gắn trên xe để nâng, kẹp hàng	Chỉ nhìn tên gọi "xe nâng 2 tấn" để quyết định tải nâng

Với kệ, cần có hồ sơ thiết kế, tiêu chuẩn được chọn và kết quả lắp đặt, nghiệm thu. Khi kiểm tra, xem cột, dầm, giằng, chốt an toàn, liên kết, chân đế và bu lông neo theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Các dấu cong, móp, ăn mòn hoặc va chạm cần được ghi lại để đánh giá. Nếu muốn thay dầm, thêm tầng hay tăng tải, yêu cầu kiểm tra lại trước khi dùng. Kho có môi trường ăn mòn cần tính đến vật liệu, lớp bảo vệ và việc kiểm tra trong thời gian sử dụng.

Một số hồ sơ kệ có thể dùng ANSI MH16.1-2023 cho thiết kế, thử nghiệm và sử dụng kệ thép công nghiệp, hoặc EN 15635 cho việc sử dụng và bảo trì. Các tiêu chuẩn này có phạm vi riêng. Chẳng hạn, ANSI MH16.1-2023 không bao gồm kệ drive-in, loại kệ cho xe nâng đi vào bên trong, và kệ tay đỡ. Việc lựa chọn phải phù hợp với loại kệ và yêu cầu của dự án; không coi đây là quy định bắt buộc cho mọi kho tại Việt Nam.

Pallet phải phù hợp với càng xe và điểm đỡ trên kệ. Khi nằm trên nền, pallet được đỡ khác với khi đặt lên hai dầm kệ, nên khả năng chịu tải cũng cần được kiểm tra theo cách dùng. Trước mỗi lượt, xem kích thước, hướng đưa càng, cách phân bố hàng và tình trạng pallet. Pallet nứt, gãy, biến dạng hoặc chưa rõ tải cho phép cần được tách ra để kiểm tra, sửa hoặc thay.

Với xe nâng, tâm tải là khoảng cách theo phương ngang từ mặt tựa của càng đến trọng tâm khối hàng. Có thể hiểu đơn giản rằng hàng càng dài hoặc trọng lượng càng lệch ra xa xe thì điều kiện nâng càng thay đổi. Chiều cao nâng và bộ công tác, tức bộ phận gắn trên xe để nâng hoặc kẹp hàng, cũng ảnh hưởng đến tải cho phép. Người lái cần đọc biển thông số đúng với xe và thiết bị đang lắp, kiểm tra trước ca và dừng khi có lỗi gây mất an toàn.

Nếu xe va vào kệ, khoanh vùng chỗ bị ảnh hưởng và kiểm tra trước khi tiếp tục đặt hàng. Kệ hỏng bộ phận chịu lực cần ngừng sử dụng tại khu vực đó. Khi phải dỡ hàng, tổ chức bằng thiết bị và trình tự phù hợp để tránh làm hàng rơi hoặc kệ mất ổn định thêm.

VII. Xếp hàng và chọn vật tư giữ pallet

Chiều cao xếp hàng phụ thuộc độ bền thùng, khả năng chịu tải của pallet, độ ổn định của cả khối và giới hạn của kệ, xe nâng. Khi chồng hàng trực tiếp, lớp dưới phải chịu sức nặng của các lớp trên. Khi đưa lên kệ, tính chiều cao cả pallet và hàng để giữ khoảng trống thao tác cùng khoảng hở PCCC. Mỗi loại hàng cần có hướng dẫn rõ về số lớp, cách đặt kiện, phân bố trọng lượng và chiều cao được phép.

Nếu thùng carton ở lớp dưới bị ẩm, móp hoặc xếp lệch, cả khối hàng có thể nghiêng trong lúc lưu kho hay di chuyển. Khi thấy thùng phình, hàng nghiêng hoặc kiện nhô ra ngoài quy cách đã chấp nhận, dừng nâng và sắp xếp lại. Quấn thêm màng hoặc siết dây không sửa được thùng yếu hay cách xếp sai. Với hàng cần kê khỏi nền, chọn pallet hoặc vật kê theo tải và yêu cầu vệ sinh để hạn chế ẩm, nhiễm bẩn.

Sau khi hàng đã được xếp ổn định, chọn vật tư theo việc cần làm.

• Màng căng PE quấn quanh khối hàng. Khả năng giữ và che phủ phụ thuộc loại màng, cách quấn và yêu cầu đóng gói.
• Lưới polyester quấn pallet tái sử dụng Daravin dùng để giữ các kiện trên pallet trong luồng hàng có thu hồi vật tư. Ô lưới cho phép nhìn hàng bên trong, nhưng không tạo lớp bao kín chống ẩm. Kích thước lưới cần vừa với chu vi, chiều cao và hình dạng khối hàng.
• Dây thun bản ràng pallet tái sử dụng Daravin phù hợp với kiện kích thước lớn nhưng khối lượng nhẹ. Khi thử, kiểm tra chiều dài, độ căng và vị trí ràng để dây không tuột hoặc làm móp bao bì.
• Nẹp góc giúp phân bố lực của dây đai lên cạnh kiện. Vải trùm dùng để che phủ theo loại vật liệu và mức bảo vệ cần thiết.

Trước khi chọn mẫu, chuẩn bị kích thước pallet, chiều cao, khối lượng và loại bao bì. Bài chọn lưới quấn pallet phù hợp với kho hàng giải thích thêm các thông tin này. Khi thử tại kho, dùng đúng loại hàng và tuyến di chuyển dự kiến, theo phương án đã thống nhất với nhà cung cấp và người phụ trách an toàn. Kiểm tra khả năng giữ kiện lúc nâng, đặt và di chuyển trong điều kiện sẽ sử dụng.

Vật tư tái sử dụng cần có chỗ thu hồi và kiểm tra sau mỗi lượt. Xem tình trạng lưới, đường may, dây, khóa và các phần chạm vào kiện; tách vật tư hỏng khỏi chỗ cấp phát. Nếu đưa pallet lên xe tải hoặc container, cần có phương án chằng giữ riêng cho việc vận chuyển đó. Vật tư giữ các kiện trên pallet chưa đủ để kết luận cả pallet đã được chằng giữ an toàn trên xe.

VIII. Bảo quản hàng hóa và vệ sinh kho

Nhiệt độ, độ ẩm và thời gian lưu kho phải theo yêu cầu của từng sản phẩm. Ghi rõ các giới hạn này trong danh mục hàng rồi mới chia khu. Nếu các mặt hàng cần điều kiện khác nhau, bố trí khu hoặc hệ thống bảo quản riêng để đáp ứng từng nhóm.

Loại kho hoặc hàng	Điểm cần chú ý
Hàng khô, hàng đóng carton	Mái dột, tường thấm, độ ẩm theo yêu cầu của hàng, bao bì, bụi, côn trùng và động vật gây hại
Thực phẩm	Điều kiện bảo quản, hạn dùng, vệ sinh và tránh chất bẩn lây từ hàng hoặc khu vực khác; quản lý riêng hàng lỗi
Kho lạnh	Nhiệt độ nơi đặt hàng, lúc mở cửa và giao nhận, nước ngưng tụ, bao bì, thiết bị và vật tư dùng trong môi trường lạnh
Dược phẩm	Điều kiện trên nhãn, lô, hạn dùng, hàng được phép xuất, theo dõi môi trường và đo nhiệt tại nhiều vị trí theo yêu cầu áp dụng
Hóa chất	Phiếu an toàn hóa chất, các chất được phép lưu chung, nhãn nguy hiểm, thông gió, nguồn gây cháy, ăn mòn và xử lý tràn đổ

Với hàng dễ hỏng do nhiệt, đặt cảm biến ở vị trí phản ánh được nhiệt độ nơi lưu hàng. Chỉ đọc số đo cạnh bộ điều khiển có thể bỏ sót một khu nóng hoặc lạnh hơn. Kho chuyên ngành như kho dược còn cần khảo sát phân bố nhiệt, tức đo tại nhiều vị trí để biết nhiệt độ thay đổi trong kho, theo yêu cầu áp dụng.

Khi nhiệt độ hoặc độ ẩm vượt giới hạn, ghi lại lúc bắt đầu, thời gian kéo dài và các lô hàng bị ảnh hưởng. Giữ những lô này chờ đánh giá trước khi xuất. Đưa môi trường về mức yêu cầu là một phần xử lý; người phụ trách chất lượng vẫn cần đánh giá lô hàng còn đạt yêu cầu chất lượng hay không. Quy trình phải chỉ rõ ai nhận cảnh báo, ai sửa thiết bị và ai quyết định lô được dùng tiếp.

Với kho hóa chất, lập danh mục và đọc phiếu an toàn hóa chất, thường gọi là SDS, trước khi xếp hàng. Tài liệu này cung cấp thông tin về nguy hiểm, bảo quản và xử lý sự cố. Các chất có thể phản ứng với nhau cần được phân khu phù hợp, kể cả khi cùng một nhà cung cấp. Sàn, kệ, khay hứng rò rỉ và bao bì phải phù hợp với chất đang chứa.

Nếu một khu có nguy cơ cháy nổ, thiết bị điện và phương án chữa cháy phải được chọn theo đánh giá, thiết kế của khu đó. Khi có tràn đổ, cần biết cách ngăn người vào, giữ chất không thoát ra môi trường, thu gom và xử lý. Việc này giao cho người đã được hướng dẫn và có dụng cụ phù hợp.

Vệ sinh kho cần có lịch, dụng cụ, cách làm và người kiểm tra. Làm sạch cả gầm kệ, góc khuất, cửa, khu giao nhận và nơi chứa bao bì; thu dọn ngay vật rơi trên lối đi. Khi phát hiện côn trùng hoặc động vật gây hại, tìm nguồn phát sinh để xử lý, đồng thời tránh làm hàng nhiễm hóa chất vệ sinh. Bài bảo quản hàng hóa trong kho trình bày thêm cách theo dõi môi trường và kiểm tra tình trạng hàng.

IX. Quản lý nhập xuất, tồn kho và an ninh

Người quản lý cần biết hàng đang nằm ở đâu, còn bao nhiêu và có được phép xuất hay chưa. Mỗi lần nhập, chuyển chỗ hoặc xuất, ghi đúng mã hàng, số lượng, vị trí, số lô và hạn dùng khi có yêu cầu. Nhãn tại kho và dữ liệu phải khớp nhau để nhân viên không lấy nhầm hàng đang chờ kiểm tra.

Quy trình nhập xuất nên có các bước rõ ràng, với người chịu trách nhiệm ở từng bước.

1. Khi nhận, đối chiếu chứng từ, mã hàng, số lượng, lô, hạn dùng và bao bì. Ghi thiếu, thừa, hỏng hoặc sai thông tin trước khi xác nhận giao nhận.
2. Kiểm tra hàng rồi ghi rõ lô được phép xuất, lô còn chờ kiểm tra hoặc cần xử lý. Để từng nhóm ở vị trí có nhãn rõ ràng.
3. Cập nhật hàng nhập và chuyển vị trí theo quy trình. Mỗi lần đổi nhãn hoặc sửa số tồn phải có lý do, người thực hiện và người được quyền duyệt.
4. Lấy hàng theo lệnh xuất, đúng mã và lô. Trước khi bàn giao, kiểm tra lại số lượng, bao bì, vật tư giữ hàng và thông tin giao nhận.
5. Để hàng trả lại, hàng lỗi, hàng thu hồi và phế liệu theo khu hoặc cách kiểm soát riêng. Hàng trả lại cần được đánh giá trước khi đưa về nhóm được phép xuất.
6. Khi kiểm kê, đối chiếu số lượng, chứng từ, bao bì và tình trạng được phép dùng của từng lô. Tìm nguyên nhân chênh lệch trước khi sửa dữ liệu.

FIFO là ưu tiên hàng nhập trước xuất trước. FEFO là ưu tiên hàng hết hạn sớm hơn. Chẳng hạn, lô B nhập sau lô A nhưng hết hạn trước thì FEFO ưu tiên lô B, miễn là lô đó đã được chấp nhận xuất. Ngày nhập và hạn dùng cần được lưu riêng; vị trí xếp cũng phải cho phép lấy được đúng lô. Với hệ kệ lấy hàng vào sau ra trước, cần xem cách này có phù hợp với hàng hay không và vẫn kiểm soát hạn dùng khi có yêu cầu.

Phiếu nhập, phiếu xuất, giao nhận, chuyển vị trí, trả hàng và kiểm kê cần truy lại được việc đã làm. Kho cho mượn dụng cụ cần ghi người nhận, ngày trả và tình trạng khi trả. Có thể quản lý bằng biểu mẫu, mã vạch, QR hoặc phần mềm quản lý kho WMS tùy quy mô. Dù dùng cách nào, cần phân quyền sửa dữ liệu và lưu lịch sử để tra khi có sai lệch.

Kho nguyên vật liệu đối chiếu hàng nhận với đơn mua và hàng cấp cho sản xuất với yêu cầu đã duyệt, đúng danh mục và số lượng. Chứng từ thiếu hoặc bị sửa chưa rõ lý do cần được xác minh trước khi giao dịch. Khi thiếu hàng, báo cho bộ phận kế hoạch hoặc mua hàng. Hàng nằm lâu, ít sử dụng cần được theo dõi riêng để người có thẩm quyền quyết định dùng, trả hay xử lý.

Về an ninh, quy định rõ ai được vào kho, tài xế chờ ở đâu, khách đi tuyến nào và ai được lấy hàng giá trị cao. Quản lý cả chìa khóa và quyền truy cập dữ liệu. Camera nên nhìn được cổng, cửa giao nhận và khu hàng có rủi ro mất mát, kể cả lúc kho đầy. Hình ảnh giúp tìm lại sự việc; việc giao nhận vẫn cần chứng từ và người xác nhận.

Cuối ca, kiểm tra cửa, thiết bị, hàng chờ xử lý và ghi những việc ca sau cần tiếp tục. Khi đổi người phụ trách, bàn giao tồn kho, chứng từ, dụng cụ, chìa khóa và quyền truy cập có xác nhận; thu hồi quyền của người không còn làm công việc đó. Mỗi việc cần có người chịu trách nhiệm để khi sai lệch xảy ra có thể tìm và xử lý nguyên nhân.

5S giúp sắp xếp dụng cụ, bỏ vật thừa, làm sạch và duy trì việc kiểm tra hằng ngày. ISO 9001 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng; nếu áp dụng cho kho, quy trình cần làm rõ trách nhiệm, hồ sơ, cách xử lý hàng lỗi và cải tiến công việc. Việc kiểm tra kết cấu, bảo quản và PCCC vẫn phải thực hiện theo các yêu cầu riêng.

X. Nhân viên và an toàn khi làm việc

Trước khi làm việc độc lập, nhân viên cần được hướng dẫn công việc, cách dùng thiết bị và nguy cơ tại kho. Người lái xe nâng phải đáp ứng yêu cầu huấn luyện của công việc và thiết bị. Nhân viên mới, tài xế và khách cần biết tuyến đi bộ, quy tắc ra vào, cách báo lỗi và thoát nạn. Phân công rõ người phụ trách kho, kiểm tra hàng, bảo trì và quyết định xử lý lô có vấn đề.

Trang bị bảo hộ cá nhân được chọn theo việc thực tế. Giày bảo hộ, quần áo dễ nhìn, găng tay, mũ và kính bảo vệ đáp ứng những nguy cơ khác nhau. Người làm trong kho lạnh hoặc tiếp xúc hóa chất cần đồ bảo hộ phù hợp với điều kiện đó. Việc cấp bảo hộ cần đi cùng hướng dẫn cách dùng và kiểm tra trước khi làm.

• Giữ người ngoài vùng xe nâng, băng chuyền và hàng đang nâng. Không đứng hoặc đi dưới khối hàng được nâng lên.
• Dùng xe đẩy hoặc phương tiện hỗ trợ với kiện nặng, cồng kềnh và việc nâng chuyển lặp lại. Bố trí chỗ lấy, đặt để giảm cúi, với và xoay người khi mang hàng.
• Không leo lên kệ hoặc đứng trên pallet do xe nâng nâng lên. Việc trên cao cần phương tiện tiếp cận và biện pháp chống ngã phù hợp.
• Kiểm tra thiết bị trước ca, báo va chạm và hư hỏng ngay khi thấy. Dừng và đánh dấu thiết bị không còn an toàn.
• Dọn nước, dầu, dây đai và bao bì trên lối đi. Nếu hàng nghiêng hoặc sắp rơi, ngăn người vào rồi tổ chức xử lý.
• Ghi lại tai nạn và những lần suýt xảy ra tai nạn, tìm nguyên nhân để sửa cách làm, mặt bằng hoặc thiết bị.

Người phụ trách cần theo dõi cả lúc giao nhận đông, đổi ca hoặc có nhân viên mới. Khi báo lỗi, ghi rõ chỗ xảy ra, ảnh hưởng đến việc gì, ai xử lý và khi nào được dùng lại. Với hàng có nguy cơ rơi, cháy, tràn đổ hoặc thiết bị hỏng, bảo vệ người và ngăn tiếp cận khu nguy hiểm trước khi tiếp tục công việc.

XI. Bảng kiểm tra tiêu chuẩn kho hàng

Bảng này giúp ghi việc cần kiểm tra và cách xử lý khi có lỗi. Khi dùng tại kho, thêm mã vị trí, kết quả, người phụ trách, ngày xử lý và xác nhận đã sửa xong. Mức được chấp nhận lấy từ hồ sơ thiết kế, tài liệu thiết bị hoặc quy trình của kho.

Hạng mục	Kiểm tra gì	Khi có vấn đề
Mục đích sử dụng và hồ sơ	Hàng thực tế và cách dùng kho có đúng phương án đã xác định không	Kiểm tra, duyệt thay đổi trước khi sử dụng
Vị trí, nền, mái và tường	Đường xe, thoát nước, lún, nứt, thấm dột	Đánh dấu chỗ có lỗi, đánh giá và xử lý nguyên nhân
Các khu và lối đi	Hàng chờ lúc cao điểm, hàng chờ xử lý, tuyến người và xe	Dọn phần bị lấn chiếm, điều chỉnh cách giao nhận
Kệ	Cách lắp, tải trọng, liên kết, ăn mòn và dấu va chạm	Ngừng dùng khu mất an toàn để kiểm tra, sửa chữa
Pallet và hàng	Cách đỡ, pallet hỏng, bao bì, chiều cao và hàng nghiêng	Tách pallet hỏng, xếp lại hàng theo hướng dẫn
Xe và thiết bị hỗ trợ	Tải theo biển thông số, kiểm tra trước ca và bảo trì	Dừng thiết bị có lỗi gây mất an toàn
PCCC và điện	Đường thoát, chỗ đặt thiết bị, tình trạng và hồ sơ kiểm tra	Dọn vật cản, xử lý bất thường và theo dõi đến khi sửa xong
Ánh sáng và thông gió	Chỗ tối, chói, cửa gió bị bít và nguồn gây ô nhiễm	Điều chỉnh theo công việc và kết quả kiểm tra môi trường
Bảo quản và vệ sinh	Nhiệt độ, độ ẩm nơi đặt hàng, vệ sinh, côn trùng và động vật gây hại	Giữ lô bị ảnh hưởng chờ đánh giá, xử lý lỗi và nguồn phát sinh
Nhập xuất và tồn	Mã hàng, lô, hạn dùng, vị trí, số lượng, tình trạng và chứng từ	Đối chiếu, tìm nguyên nhân trước khi sửa dữ liệu
An ninh	Người ra vào, giao nhận, chìa khóa và quyền sửa dữ liệu	Chặn truy cập sai quyền, bổ sung chỗ còn thiếu kiểm soát
Nhân viên và bảo hộ	Hướng dẫn công việc, bảo hộ, báo lỗi và xử lý sự cố	Bổ sung hướng dẫn, thiết bị và người phụ trách còn thiếu

Pallet gãy, hàng nghiêng, đường thoát bị chặn hoặc thiết bị hỏng gây mất an toàn cần được xử lý ngay khi phát hiện. Chỉ dùng lại vị trí hay thiết bị sau khi đã xác nhận sửa xong theo yêu cầu tương ứng. Bảng kiểm hỗ trợ công việc hằng ngày; các việc thẩm định, nghiệm thu, kiểm định hoặc kiểm tra chuyên ngành vẫn thực hiện theo đối tượng và quy định áp dụng.

XII. Những câu hỏi thường gặp về tiêu chuẩn kho hàng

Lối đi trong kho rộng bao nhiêu là đủ

Lối xe nâng phụ thuộc loại xe, kích thước pallet, hàng và cách lấy, đặt. Lối đi bộ, đường thoát nạn và lối tiếp cận thiết bị lại có yêu cầu riêng. Để chốt bề rộng, đối chiếu tài liệu xe với mặt bằng và thiết kế PCCC, rồi kiểm tra chỗ hẹp nhất, góc quay và cuối dãy kệ.

Hàng được xếp cao tối đa bao nhiêu

Chiều cao cho phép phụ thuộc bao bì, kiểu xếp, pallet, kệ, xe nâng và yêu cầu an toàn cháy. Mỗi nhóm hàng cần có quy cách xếp rõ ràng. Khi đổi thùng, số lớp hoặc cách đặt kiện, kiểm tra lại trước khi dùng. Màng, lưới và dây giữ các kiện đã xếp ổn định; thùng yếu vẫn cần được thay hoặc xử lý.

Nhiệt độ và độ ẩm kho bao nhiêu là phù hợp

Lấy giới hạn bảo quản từ yêu cầu của từng sản phẩm. Hàng khô, thực phẩm, dược phẩm và hàng lạnh cần các điều kiện khác nhau. Với hàng nhạy cảm, ngoài theo dõi số đo, cần có cách xử lý khi vượt giới hạn và người quyết định chất lượng lô bị ảnh hưởng.

Nếu cần chọn vật tư giữ hàng trên pallet, hãy gửi Daravin kích thước pallet, chiều cao và khối lượng hàng, loại bao bì, nhiệt độ kho, tuyến di chuyển và cách thu hồi vật tư. Các thông tin này giúp chọn lưới quấn, dây ràng, nẹp góc hoặc vải trùm, sau đó thống nhất cách thử trên hàng thực tế trước khi đưa vào dùng.