Quản lý kho hàng là gì? Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Quản lý kho hàng là gì? Khám phá các phương pháp quản lý kho hiệu quả từ FIFO, FEFO đến việc ứng dụng hệ thống kệ và phần mềm WMS để tối ưu hóa chi phí và hiệu suất...

I. Quản lý kho hàng là gì? Các hoạt động cốt lõi

Quản lý kho hàng là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, thực thi và kiểm soát tất cả các hoạt động diễn ra bên trong một kho bãi hoặc trung tâm phân phối. Mục tiêu chính là tối ưu hóa việc sử dụng không gian, nhân lực và thiết bị để đảm bảo hàng hóa được luân chuyển một cách chính xác, nhanh chóng và với chi phí thấp nhất.

Một quy trình quản lý kho hàng tiêu chuẩn bao gồm 6 hoạt động cốt lõi:

1. Nhận hàng (Receiving): Tiếp nhận, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp.

2. Sắp xếp (Put-away): Di chuyển hàng hóa từ khu vực nhận hàng đến vị trí lưu trữ đã được chỉ định.

3. Lưu trữ (Storage): Cất giữ hàng hóa một cách an toàn và ngăn nắp trong các hệ thống kệ, chờ đợi đơn hàng.

4. Soạn hàng (Picking): Lấy đúng sản phẩm với đúng số lượng từ vị trí lưu trữ để đáp ứng một đơn hàng cụ thể. Đây là hoạt động tốn nhiều chi phí nhân công nhất.

5. Đóng gói (Packing): Gom các sản phẩm đã soạn, đóng gói vào thùng, dán nhãn và chuẩn bị cho việc vận chuyển.

6. Xuất hàng (Shipping): Bốc xếp hàng hóa lên phương tiện vận tải và hoàn tất các chứng từ cần thiết.

Quản lý kho hàng hiệu quả tại một doanh nghiêp

II. Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả

Để thực hiện 6 hoạt động trên một cách tối ưu, các nhà quản lý chuyên nghiệp áp dụng nhiều phương pháp khác nhau, kết hợp giữa nguyên tắc vận hành và hệ thống thiết bị.

1. Phương pháp quản lý hàng tồn kho

Việc quyết định loại hàng nào sẽ được xuất đi trước có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và dòng tiền.

• FIFO (First-In, First-Out - Nhập trước, Xuất trước): Phương pháp phổ biến nhất, đảm bảo các lô hàng cũ được bán trước, tránh tình trạng tồn kho lâu ngày. Phù hợp với hầu hết các ngành hàng.

• LIFO (Last-In, Last-Out - Nhập sau, Xuất trước): Ít phổ biến hơn, áp dụng cho các loại hàng hóa đồng nhất, không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho như vật liệu xây dựng (cát, sỏi...).

• FEFO (First-Expired, First-Out - Hết hạn trước, Xuất trước): Bắt buộc đối với các ngành hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm.

Một quy trình chuẩn mực trong kho hàng

2. Phương pháp tối ưu hóa không gian lưu trữ (Hệ thống thiết bị)

Tối đa hóa mật độ lưu trữ là mục tiêu hàng đầu. Lựa chọn đúng hệ thống kệ (thiết bị) là yếu tố then chốt.

Bên cạnh đó, Phân tích ABC được sử dụng để tối ưu vị trí sắp xếp (slotting): Hàng nhóm A (bán chạy nhất) được đặt ở vị trí dễ lấy nhất, hàng nhóm C (bán chậm nhất) được đặt ở các vị trí xa hơn hoặc cao hơn.

3. Phương pháp tối ưu hóa quy trình soạn hàng (Picking)

Batch Picking (Soạn theo lô): Nhân viên soạn cùng lúc nhiều đơn hàng khác nhau có chung một sản phẩm.

Zone Picking (Soạn theo khu vực): Mỗi nhân viên phụ trách một khu vực riêng, đơn hàng sẽ được chuyển từ khu này sang khu khác để hoàn thiện.

Wave Picking (Soạn theo đợt): Kết hợp cả hai phương pháp trên, các đơn hàng được gom lại và lên lịch soạn vào những thời điểm cụ thể trong ngày.

III. Công nghệ và tư duy quản trị hiện đại

Quản lý kho hàng hiện đại không thể tách rời công nghệ và phương pháp quản trị tiên tiến.

Tự động hóa đã và đang trở thành xu hướng hiện đại

1. Xương sống công nghệ: Hệ thống quản lý kho (WMS - Warehouse Management System)

Phần mềm WMS là bộ não của toàn bộ hoạt động kho. Nó không chỉ ghi nhận tồn kho mà còn:

• Tự động chỉ định vị trí lưu trữ tối ưu khi nhập hàng.

• Vạch ra lộ trình soạn hàng ngắn nhất cho nhân viên.

• Hỗ trợ các phương pháp soạn hàng phức tạp như Zone/Wave Picking.

• Cung cấp dữ liệu thời gian thực về mọi hoạt động trong kho.

2. Quản trị dựa trên dữ liệu (Data-Driven Management)

Thay vì quản lý bằng cảm tính, các nhà quản lý chuyên nghiệp dựa vào các chỉ số hiệu suất (KPIs) để ra quyết định, ví dụ:

• Tỷ lệ chính xác của đơn hàng (Order Accuracy Rate): Đo lường độ chính xác của quy trình soạn và đóng gói.

• Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover): Đo lường hiệu quả sử dụng vốn.

• Chi phí trên mỗi đơn hàng (Cost Per Order): Đo lường hiệu quả chi phí tổng thể.

Quản lý kho hàng đã phát triển từ một chức năng lưu trữ đơn thuần thành một lĩnh vực khoa học phức tạp, kết hợp giữa các nguyên tắc vận hành, hệ thống thiết bị cơ khí và công nghệ phần mềm. Một nhà quản lý kho hiệu quả là người có khả năng kết hợp nhuần nhuyễn các phương pháp quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa không gian bằng các hệ thống kệ phù hợp và khai thác sức mạnh của công nghệ WMS để tạo ra một quy trình vận hành tinh gọn, chính xác và có khả năng đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường.

Một phần quan trọng của quản lý kho hàng hiệu quả là đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong mọi công đoạn, từ lưu trữ đến trung chuyển. Tại DARAVIN, chúng tôi cung cấp các giải pháp chằng buộc và bảo vệ hàng hóa chuyên nghiệp, từ dây tăng đơ, lưới chắn container đến các giải pháp tái sử dụng, giúp quy trình của bạn an toàn và tinh gọn hơn.