5 phương pháp kiểm soát hàng hóa trong kho giúp giảm thất thoát lên đến 50%

Tiết lộ 5 phương pháp kiểm soát hàng hóa trong kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm thất thoát lên đến 50%, tiết kiệm thời gian và chi phí...

I. Thất thoát hàng hóa - "nỗi đau" của mọi doanh nghiệp

Thất thoát hàng hóa có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như hư hỏng trong quá trình lưu trữ và vận chuyển nội bộ, trộm cắp, hàng hóa lỗi thời không còn giá trị sử dụng hoặc đơn giản là những sai sót trong quá trình ghi nhận và quản lý. 

Những thất thoát này trực tiếp làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp, gây ra sự lãng phí nguồn lực và ảnh hưởng tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng. Theo thống kê, trung bình các doanh nghiệp có thể mất từ 1% đến 5% doanh thu hàng năm do thất thoát hàng hóa trong kho. 

Xây dựng quy trình tiêu chuẩn cho kho hàng của bạn? Tại sao không

II. 5 Phương Pháp Kiểm Soát Hàng Hóa Trong Kho Hiệu Quả

1. Xây dựng hệ thống quản lý kho (WMS) chặt chẽ

Một trong những nền tảng quan trọng nhất để kiểm soát hàng hóa ở trong kho hiệu quả là việc xây dựng và triển khai một hệ thống quản lý kho (WMS) chặt chẽ. WMS không chỉ là một phần mềm, mà là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa, từ khi nhập kho, quá trình lưu trữ, cho đến khi xuất kho. Với WMS, mọi thông tin về số lượng, vị trí, trạng thái của hàng hóa đều được ghi nhận và cập nhật một cách chính xác theo thời gian thực. 

Các tính năng nâng cao của WMS như theo dõi số serial, hạn sử dụng, quản lý theo lô còn giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa ở mức độ chi tiết cao hơn, giảm thiểu nguy cơ thất thoát do hàng hóa quá hạn hoặc bị lẫn lộn. So với việc quản lý kho thủ công bằng sổ sách hoặc bảng tính, WMS mang lại sự chính xác, hiệu quả và khả năng kiểm soát vượt trội.

2. Thực hiện kiểm kê kho định kỳ và đột xuất

Việc kiểm kê kho định kỳ và kiểm kê đột xuất là một hoạt động không thể thiếu trong quy trình kiểm soát hàng hóa trong kho. Kiểm kê định kỳ (thường được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm) giúp doanh nghiệp đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số liệu trên hệ thống, từ đó phát hiện ra những sai lệch và có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Bên cạnh đó, việc thực hiện kiểm kê đột xuất khi có nghi ngờ về sự thiếu hụt hoặc sai lệch hàng hóa cũng rất quan trọng để nhanh chóng xác định nguyên nhân và ngăn chặn các hành vi gian lận. Có nhiều phương pháp kiểm kê khác nhau như kiểm kê toàn bộ, kiểm kê chọn mẫu hoặc kiểm kê vòng (cycle counting), doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp phù hợp với đặc điểm hàng hóa và quy mô kho của mình.

Sử dụng sản phẩm bảo vệ hàng hóa dạng lưới sẽ giúp việc kiểm tra nhanh chóng hơn

3. Tăng cường an ninh và giám sát trong kho

An ninh đóng vai trò then chốt trong việc ngăn chặn tình trạng trộm cắp và các hành vi gian lận gây thất thoát hàng hóa. Việc tăng cường an ninh vật lý thông qua việc lắp đặt hệ thống camera giám sát ở các vị trí trọng yếu, sử dụng hệ thống báo động và kiểm soát ra vào kho bằng thẻ từ hoặc vân tay sẽ giúp hạn chế tối đa nguy cơ xâm nhập trái phép. 

Bên cạnh đó, việc xây dựng an ninh quy trình bằng cách phân quyền truy cập hệ thống quản lý kho, kiểm tra kỹ lưỡng nhân viên và hàng hóa ra vào kho cũng rất quan trọng. Đối với các lô hàng có giá trị cao, việc sử dụng các thiết bị theo dõi vị trí (GPS trackers) có thể giúp giám sát chặt chẽ hơn trong quá trình lưu trữ và vận chuyển. Xây dựng một văn hóa trung thực và trách nhiệm trong đội ngũ nhân viên kho cũng là một yếu tố an ninh quan trọng.

4. Tối ưu hóa quy trình nhập xuất và lưu trữ hàng hóa

Một quy trình nhập xuất hàng hóa rõ ràng, minh bạch với việc ghi chép đầy đủ thông tin và kiểm tra kỹ lưỡng tại mọi khâu là yếu tố then chốt để kiểm soát hàng hóa hiệu quả. Từ khâu tiếp nhận hàng, kiểm tra chất lượng và số lượng, nhập liệu vào hệ thống, đến khâu soạn hàng, đóng gói và xuất kho, mọi bước đều cần được thực hiện một cách cẩn thận và có sự giám sát chặt chẽ. Việc tối ưu hóa cách sắp xếp hàng hóa trong kho theo các tiêu chí như tần suất xuất nhập, đặc tính hàng hóa cũng giúp cho việc tìm kiếm, di chuyển và kiểm soát trở nên dễ dàng hơn. 

Sử dụng các thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vạch, thiết bị di động có kết nối với WMS giúp tăng tốc độ và độ chính xác của các quy trình này. Trong quá trình lưu trữ, việc sử dụng các giải pháp đóng gói và bảo quản phù hợp, ví dụ như sử dụng lưới quấn pallet để cố định hàng hóa trên pallet một cách chắc chắn, sẽ giúp giảm thiểu nguy cơ rơi vỡ và hư hỏng.

Thao tác nhanh chóng là yếu tố cần thiết trong việc tăng hiệu suất vận hành kho hàng

5. Đào tạo nhân viên và nâng cao ý thức trách nhiệm

Đội ngũ nhân viên kho chính là tuyến phòng thủ đầu tiên trong việc kiểm soát hàng hóa. Việc đào tạo đầy đủ cho họ về các quy trình nghiệp vụ, cách sử dụng các thiết bị hỗ trợ và tầm quan trọng của việc kiểm soát hàng hóa là vô cùng cần thiết. Bên cạnh đó, việc nâng cao ý thức trách nhiệm và khuyến khích họ chủ động báo cáo các vấn đề phát sinh, các dấu hiệu bất thường cũng góp phần quan trọng vào việc giảm thiểu thất thoát. 

III. Kiểm soát hàng hóa - Chìa khóa cho thành công bền vững

Kiểm soát hàng hóa trong kho không chỉ là một nhiệm vụ đơn thuần mà là một yếu tố then chốt quyết định sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng 5 "tuyệt chiêu" đã được trình bày, bạn hoàn toàn có thể giảm thiểu thất thoát hàng hóa đến 50%, tối ưu hóa quy trình hoạt động và nâng cao hiệu quả kinh doanh. 

Hãy bắt đầu xây dựng một hệ thống kiểm soát hàng hóa chặt chẽ ngay hôm nay để bảo vệ tài sản và đảm bảo tương lai cho doanh nghiệp của bạn!

Tham khảo một số sản phẩm lưới quấn pallet của DARAVIN giúp doanh nghiệp kiểm tra hàng hóa dễ dàng hơn: LƯỚI QUẤN PALLET DÂY BẸ, LƯỚI POLYESTER QUẤN PALLET